Kostbare tijd besteden aan taken die weinig impact hebben is frustrerend. Het is daarom belangrijk om taken te rangschikken op prioriteit. Maar hoe krijg je nu overzichtelijk welke taken het belangrijkste zijn? Een handig hulpmiddel hierbij is de Action Priority Matrix (APM). De APM organiseert taken namelijk op basis van inspanning en impact. Deze taken kunnen we vervolgens onderverdelen in vier kwadranten: snelle winsten, grote projecten, invullingen en ondankbare taken.
Snelle winsten
Dit zijn taken die veel rendement opleveren met een relatief kleine inspanning. Iedere dag bijvoorbeeld tien minuten besteden aan het in kaart brengen van je belangrijkste taken voor de desbetreffende dag. Dit helpt je al enorm om doelgericht en effectief te werken. Ook het delegeren van taken aan anderen die dit sneller en beter kunnen is een snelle winst.
Grote projecten
Deze taken leveren net als snelle winsten een hoog rendement op alleen vragen deze taken om veel meer inspanning van ons. Het is belangrijk om voldoende tijd vrij te maken voor het uitvoeren van taken die behoren tot ‘grote projecten’. Deze projecten zijn belangrijk voor je lange termijn doelen en successen. Het opzetten van een online training, het ontwikkelen van een nieuw product of het leren spreken van een vreemde taal zijn voorbeelden van grote projecten.
Invullingen
Deze taken vragen weinig inspanning maar creëren ook weinig impact. Vaak zijn het taken met een lagere prioriteit of zaken die je tussendoor kunt doen. Je kantoor opruimen, de administratie bijwerken of een vriend terugbellen. Zodra je teveel tijd besteedt aan taken die behoren tot het kwadrant ‘invullingen’, zal je merken dat je weinig tot geen vooruitgang boekt op gebieden die echt belangrijk voor je zijn.
Ondankbare taken
Ondankbare taken zijn taken die veel energie kosten, maar je weinig tot niets opleveren. Een computer die vastloopt door een software programma bijvoorbeeld. Kort samengevat is een taak waar je veel tijd aan spendeert om op te lossen een ondankbare taak. Het is veel effectiever om mensen in te schakelen die dit probleem voor je oplossen. Besteed uit wat je kunt uitbesteden en richt je op taken waar jij werkelijk het verschil mee kunt maken.
Maak voor de planning van je taken gebruik van digitale tools zoals Wunderlist of Asana. Dit maakt je veel productiever. Focus daarnaast je energie zoveel mogelijk op taken die behoren tot de kwadranten: Snelle winsten en Grote projecten. Deze maken daadwerkelijk het verschil.
