• #19 Drie belangrijke stappen voor grip op je business

    Door Ronnie Couwenberg op 18 augustus 2018

Kun je me helpen, ik ben de grip op mijn bedrijf kwijt?

Laatst vroeg een vriend van me om hulp. Samen met zijn compagnon geeft hij leiding aan een start-up. Een van de uitdagingen waar hij tegenaan loopt is dat er ontzettend veel op hem afkomt, hij lange werkdagen moet maken en het gevoel heeft dat hij de grip kwijt is. Met regelmaat krijg ik dan ook de hulpvraag: “wat kan ik doen om de controle weer terug te pakken?”

Reactief versus proactief

Kenmerkend voor het kwijt zijn van de grip op je onderneming of team is dat je vanuit een reactieve modus handelt in plaats vanuit een proactieve modus. Reactief wil zeggen dat je reageert op datgene wat er nu gebeurt. Soms is dat goed, zeker als er zich spontaan iets urgents voordoet. In zulke situaties is het essentieel dat je flexibel bent en adequaat reageert, maar als je voortdurend aan het ‘reageren’ bent dan zit er structureels iets verkeerd in hoe je de zaken aanpakt. Je hebt geen controle, de dingen overkomen je voortdurend en je bent voornamelijk brandjes aan het blussen. Als er op den duur iets funest is voor je onderneming en je levenskwaliteit is het wel voortdurend achter de feiten aan moeten lopen. Dit kost enorm veel energie. Om grip op je onderneming te krijgen is het van essentieel belang dat je handelt vanuit een proactieve modus. Proactief wil zeggen dat je een visie ontwikkelt, deze koppelt aan een strategisch actieplan om zodoende je onderneming een richting op te sturen die je graag op wilt. Maar hoe doe je dat? Hoe ga je proactief de controle terugpakken? Deze drie praktische stappen helpen je daarbij:

Stap 1: Breng je impactgebieden in kaart

Een impactgebied is een gebied dat direct invloed heeft op de “bottom line” oftewel op het eindresultaat. Als jij jouw sales verwaarloost of niet investeert in de ontwikkeling van je medewerkers dan heeft dit op den duur een negatief effect op het eindresultaat. In blog #13 Focus op waar je naartoe wilt schrijf ik over impactgebieden die ons houvast geven in ons persoonlijke leven. Ik zoom hier in op impactgebieden: gezondheid, relaties, business, lifestyle en zingeving en licht scenario’s toe aan de hand van een metaforisch huisje. Bijna altijd hoor ik van de mensen dat dit hen houvast geeft. Het helpt je om te onderzoeken wat belangrijk voor je is en om zodoende de juiste keuzes te maken. Wat geldt voor ons persoonlijke leven geldt zeer zeker ook voor onze onderneming. In de basis komt het er allemaal op neer dat je doelbewust keuzes maakt en een richting op gaat die je graag op wilt. Het in kaart brengen van impactgebieden creëert duidelijkheid en is een basisvoorwaarde om grip te verkrijgen.

Hieronder heb ik een aantal voorbeeld impactgebieden geschetst. Laat je niet leiden door het aantal. Meer of minder impactgebieden is namelijk niet beter of slechter. De hoeveelheid impactgebieden is afhankelijk van de grootte van je onderneming, de branche waarin je werkt en je persoonlijke voorkeuren. De lijst die ik met je deel is dus niet compleet, maar je kunt het wel gebruiken als leidraad die je op weg helpt. Gebruik ook woorden waarbij jij je goed voelt. De ene ondernemer geeft de voorkeur aan marketing, terwijl een ander brand awareness kiest. Beide ondernemers bedoelen hetzelfde maar gebruiken andere termen. Ook dit maakt niet uit. Waar het om gaat is dat je voor jezelf en je team duidelijkheid creëert over welke impactgebieden belangrijk voor je zijn. Voorbeelden van impactgebieden die je als leidraad kunt gebruiken zijn:

  1. Brand identiteit
  2. Brand awareness  
  3. Sales
  4. Klantenservice
  5. Werving en selectie
  6. Training en coaching
  7. Financieel
  8. Inkoop
  9. IT
  10. Opslag
  11. Huisvesting
  12. Partners
  13. Productontwikkeling
  14. Wagenpark

“Als er op den duur iets funest is voor je onderneming en je levenskwaliteit is het wel voortdurend achter de feiten aan moeten lopen”

Stap 2: Kies voor een structurele aanpak

Als je je impactgebieden in kaart hebt gebracht, gaat het er vervolgens om structureel actie te ondernemen. Hoe ga je groei realiseren binnen ieder impactgebied? Betekent dit dat je iedere week een vergadering belegt met de verantwoordelijke personen van een bepaald impactgebied? Hebben sommige impactgebieden meer aandacht nodig dan anderen? Zijn er op dit moment impactgebieden die verwaarloosd zijn? Zijn er impactgebieden die nu direct een hoge prioriteit hebben? Het in kaart brengen van de impactgebieden is een klus die redelijk snel gebeurd kan zijn. Het stellen van concrete doelen, het verdelen van taken en verantwoordelijkheden, deadlines stellen en concrete actie ondernemen is een ander verhaal. Dat vraagt om sturing, visie, planning, communicatie, het bewaken van grenzen en altijd de drive hebben om te willen verbeteren. Ook dit is een essentiële stap om werkelijk grip op je organisatie te krijgen.

Stap 3: kies voor een online tool die je helpt met het organiseren van al je taken

De impactgebieden zijn in kaart gebracht, je hanteert een structurele aanpak per impactgebied, nu is er nog één grote uitdaging die overblijft: hoe ga je overzicht houden over alle teams, projecten, doelen, taken en deadlines? Voor je het weet heb je per impactgebied zoveel actiepunten dat je het overzicht kwijtraakt. Als je dit niet goed organiseert raak je hier ook de grip weer kwijt. Ik ben een groot voorstander van digitalisering. We leven momenteel in een tijd dat we fantastische software hebben die je hierbij kan ondersteunen. Zelf heb ik erg goede ervaringen met Asana en daarnaast help ik ook andere ondernemers om dit in hun bedrijf te implementeren. Asana is een krachtige software tool die jou en je team helpt met het organiseren van taken, het is onmisbaar.

Energie

Als je de volgende drie stappen doorloopt: het in kaart brengen van de impactgebieden, een structurele aanpak hanteren en een effectieve software tool gebruiken die je helpt met het organiseren van taken, dan ga je grip op je business krijgen. En als er iets is waar we allemaal veel energie van krijgen, dan is het wel je onderneming doelbewust een richting op sturen zodat ambities gerealiseerd worden.

Over Ronnie

Ronnie Couwenberg coacht en traint ondernemers, topsporters en professionals die het beste uit zichzelf willen. Hij helpt hen bij: identiteitsontwikkeling, het toepassen van effectieve mindset strategieën en bij het creëren van teamculturen waarin optimaal presteren centraal staat. Ronnie verzorgt ook workshops die helpen bij het bevrijden van potentieel en het verleggen van grenzen.