• #15 Focus op taken die het verschil maken

    Door Ronnie Couwenberg op 14 april 2018

    Focus op taken die het verschil maken

Prioriteiten stellen
Heb je wel eens zoveel taken op je actielijst gehad dat je het overzicht kwijtraakte en geen idee meer had waar te beginnen? Volgens mij hebben we dat allemaal wel eens ervaren. Om effectief te zijn is het belangrijk om helder voor ogen te hebben welke taken echt belangrijk zijn en welke niet. Hoe kun je immers doelen realiseren als je jouw tijd en energie niet aan taken besteed die er echt toe doen? Een simpele en effectieve strategie om al je taken te organiseren is door de Action Priority Matrix te gebruiken.

Action Priority Matrix
Deze matrix organiseert taken op basis van inspanning (effort) en impact. De horizontale as weergeeft de inspanning die het uitvoeren van de taak kost aan, terwijl de verticale as de impact van de taak weergeeft. Deze taken kunnen we vervolgens onderverdelen en organiseren in vier kwadranten: Quick Wins, Major Projects, Fill Ins en Thankless Tasks.

Action Priority Matrix

Quick Wins
Dit zijn taken die veel rendement opleveren met een relatief kleine inspanning. Iedere dag bijvoorbeeld tien minuten tijd besteden aan het in kaart brengen van je belangrijkste taken voor de desbetreffende dag, helpt je om doelgericht en effectief te werken. Je telefoon en mailnotificaties uitzetten helpt je om niet afgeleid te worden is een quick win. Ook het delegeren van taken aan anderen die dit sneller en beter kunnen dan jou is een quick win. Voor het ontwikkelen van mijn infographics maak ik veel gebruik van de site: Fiverr.com. De service van dit platform beschouw ik ook als een ‘Quick Win’, omdat de snelheid en prijs-kwaliteitverhouding top zijn, en ik me bezig kan houden met andere taken. Drie keer per week minimaal een half uurtje ‘bewegen’ is eveneens een Quick Win; je functioneert beter, bent creatiever en hebt veel meer energie. Quick Wins zijn overal en hebben een geweldig impact op je leven, business en relaties.

Major Projects
Deze activiteiten leveren net als Quick Wins een hoog rendement op alleen vragen deze taken veel meer inspanning. Het is belangrijk om dagelijks of wekelijks tijd vrij te maken voor het uitvoeren van taken die behoren tot ‘grote projecten’. Deze projecten zijn belangrijk voor je lange termijn doelen en succes. Het opzetten van een online training, het ontwikkelen van een nieuw product of een vreemde taal beter leren spreken zijn voorbeelden van grote projecten. Als je een zelfstandige ondernemer bent of maar met een paar mensen binnen een organisatie werkt, zorg er dan voor dat je niet met te veel grote projecten tegelijkertijd bezig bent. Dit gaat ten koste van de kwaliteit en aandacht. Het kost tijd, energie en geld om grote projecten succesvol te lanceren. Blijf gefocust op het project dat ‘nu’ of over een tijdje het grootste rendement gaat opleveren.

Fill Ins
Dit zijn taken die weinig impact veroorzaken en weinig inspanning van je vragen. Vaak zijn het taken met een lagere prioriteiten of zaken die je tussendoor kunt doen. Als je bijvoorbeeld voor langere tijd geconcentreerd aan een taak hebt gewerkt, dan zou je deze kunnen opvolgen door een taak waar weinig denkvermogen voor nodig is. Je kantoor opruimen of een vriend terugbellen die je voicemail heeft ingesproken. Ik werk vaak ‘s avonds mijn administratie bij, het zijn taken die belangrijk zijn, maar waar de urgentie niet zo hoog van is. Als je veel tijd besteedt aan ‘fill in’ taken, dan zal je merken dat je weinig tot geen vooruitgang boekt op gebieden die echt belangrijk voor je zijn. Kies daarom je momenten voor deze taken of delegeer waar mogelijk.

Thankless Tasks
Ondankbare taken zijn taken die veel energie kosten, maar je weinig tot niets opleveren. Als een softwareprogramma op je computer vastloopt en je bent uren bezig om dit op te lossen dan is dit een ondankbare taak. Het kost je veel tijd, waarschijnlijk ook frustratie en levert weinig op. De snelste manier is om expertise in te schakelen, mensen die daadwerkelijk weten wat ze doen. In het begin was ik bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het monteren van video’s voor vlogs of online trainingen. Daarnaast vind ik dit niet leuk, ben ik er niet goed in en vergt het veel tijd. Ik heb dit nu uitbesteed, waardoor de kwaliteit vele malen beter is en ik niet meer aan het ‘klooien’ ben. Ook hier geldt: besteed uit wat je kunt uitbesteden en richt je op taken die werkelijk het verschil maken.  

Verdeel taken op basis van prioriteit en onderneem actie.

1. Schrijf alle taken die in je hoofd ronddwalen op in willekeurige volgorde. De eerste stap gaat om het opschrijven en de taken uit je hoofd halen. Het creëert veel onrust wanneer je voortdurend moet denken aan allerlei taken. Door ze op te schrijven worden ze zichtbaar en dit is de eerste stap in het aanbrengen van structuur en overzicht.

2. De tweede stap is om alle taken die je opgeschreven hebt te organiseren in de Action Priority Matrix. Verdeel alle taken die je bij punt ‘1’ hebt opgeschreven in één van de vier kwadranten: Quick Wins, Major Projects, Fill Ins en Thankless Tasks.

3. De derde stap is een tussenstap en is alleen noodzakelijk als je zoveel taken in een kwadrant hebt staan en je het overzicht kwijtraakt. Als je veel projecten en taken hebt zou het bijvoorbeeld voor kunnen komen dat je twintig ‘Quick Wins’ taken hebt. Als dit zo is, breng dan binnen een bepaald kwadrant prioriteit in taken aan door ze simpelweg te nummeren van 1 t/m 20. Doe dit vervolgens met alle kwadranten en ga dan naar stap vier.

4.  De vierde stap is waar het allemaal om draait: onderneem actie. Besteed je tijd aan Quick Wins en Major Projects en delegeer wat je kunt delegeren. Je zal merken dat je grip op de taken krijgt en dat je je in de richting van je doelen beweegt. Dit creëert een voldaan gevoel vanbinnen.     

‘Alleen een geplande taak draagt manifestatiekracht in zich’

Effectieve strategie
Je hebt nu een super effectieve strategie in handen die je helpt bij het realiseren van je doelen. Vergeet niet: een taak is niks anders dan een klein stapje zetten richting je doel. Houd te allen tijde je doel voor ogen. Dat is waar het uiteindelijk om draait. Maar net zoals iedere reis met een enkele stap begint, zo begint ieder doel met het volbrengen van de eerste taak en dan nog één en nog één totdat je bent waar je zijn wilt. Hoe klein de taak ook is, volbreng hem. Je gaat er plezier aan beleven als je taken van je lijst kunt afstrepen. Doe wat je kunt doen en heb vrede met jezelf op het einde van de dag. De takenlijst zal op de een of andere manier altijd gevuld zijn. De titel van dit boek is alleszeggend: ‘All you can do is all you can do, but all you can do is enough.’